Organização de Materiais Diversos

Em uma secretaria de Igreja são poucos os materiais que podem ser descartados, e ainda assim, é preciso muito cuidado e ética.

Por exemplo, as diversas listagens que o sistema possibilita, quando se tornam antigas e desatualizadas, devem ser descartadas rasgando-se folha por folha, pois tratam-se de informações pessoais dos membros.
Os materiais que foram usados em Comissões (pautas de reuniões, papéis com anotações) também tenho por costume descartar rasgando para garantir a confidencialidade.

Boletins Informativos são materiais que ajudam a contar a história da Igreja, sendo um material que recomenda-se arquivar.

Neste armário organizei assim:

Na primeira prateleira estão as pastas (15) todas etiquetadas e em ordem alfabética para facilitar o uso: onde guardo as correspondências recebidas (envelopes), certificados de recebimento de membro, pedidos de transferência recebidos, fichas de batismos preenchidas (classificadas por ano), novas fichas de batismo, certificados de batismos e de dedicação de crianças, entre outros materiais que são usados constantemente.

Na segunda prateleira estão cartões e envelopes de aniversário, materiais usados em Comissões da Igreja (canetas, papel para anotação, caneta para quadro branco, apagador), entre outros.

Nesta foto, na terceira prateleira estão os materiais classificados como arquivo-morto: fichas de membros, relatórios antigos, disquetes.

Na última prateleira estão caixas-arquivo que guardam desde boletins informativos antigos a agendas antigas e materiais de treinamento antigos.

É importante manter tudo organizado para não perder nada de vista e sempre que ao(a) secretário(a) for solicitado alguma informação, este não sofrerá para encontrá-la.

Tratar com ordem e respeito o trabalho que Deus nos confiou também é uma forma de adorá-Lo.

Neste armário são guardados: os Kits de Batismo, previamente montados faltando incluir apenas a Lição da Escola Sabatina e a dedicatória na Bíblia. O Certificado de Batismo também é entregue num porta-retrato para guardar de lembrança. Pastas de plástico para serem usadas e materiais que podem ser descartados. Estes estão esperando a chegada de uma fragmentadora, pois são muitos papéis e falta tempo.

As Atas das Comissões e o Livro de Registro de Casamentos não constam ainda nesses armários porque estão em processo de restauração. Posteriormente publicarei as fotos (antes e depois) e comentários a respeito.