Organização de Materiais Diversos

Em uma secretaria de Igreja são poucos os materiais que podem ser descartados, e ainda assim, é preciso muito cuidado e ética.

Por exemplo, as diversas listagens que o sistema possibilita, quando se tornam antigas e desatualizadas, devem ser descartadas rasgando-se folha por folha, pois tratam-se de informações pessoais dos membros.
Os materiais que foram usados em Comissões (pautas de reuniões, papéis com anotações) também tenho por costume descartar rasgando para garantir a confidencialidade.

Boletins Informativos são materiais que ajudam a contar a história da Igreja, sendo um material que recomenda-se arquivar.

Neste armário organizei assim:

Na primeira prateleira estão as pastas (15) todas etiquetadas e em ordem alfabética para facilitar o uso: onde guardo as correspondências recebidas (envelopes), certificados de recebimento de membro, pedidos de transferência recebidos, fichas de batismos preenchidas (classificadas por ano), novas fichas de batismo, certificados de batismos e de dedicação de crianças, entre outros materiais que são usados constantemente.

Na segunda prateleira estão cartões e envelopes de aniversário, materiais usados em Comissões da Igreja (canetas, papel para anotação, caneta para quadro branco, apagador), entre outros.

Nesta foto, na terceira prateleira estão os materiais classificados como arquivo-morto: fichas de membros, relatórios antigos, disquetes.

Na última prateleira estão caixas-arquivo que guardam desde boletins informativos antigos a agendas antigas e materiais de treinamento antigos.

É importante manter tudo organizado para não perder nada de vista e sempre que ao(a) secretário(a) for solicitado alguma informação, este não sofrerá para encontrá-la.

Tratar com ordem e respeito o trabalho que Deus nos confiou também é uma forma de adorá-Lo.

Neste armário são guardados: os Kits de Batismo, previamente montados faltando incluir apenas a Lição da Escola Sabatina e a dedicatória na Bíblia. O Certificado de Batismo também é entregue num porta-retrato para guardar de lembrança. Pastas de plástico para serem usadas e materiais que podem ser descartados. Estes estão esperando a chegada de uma fragmentadora, pois são muitos papéis e falta tempo.

As Atas das Comissões e o Livro de Registro de Casamentos não constam ainda nesses armários porque estão em processo de restauração. Posteriormente publicarei as fotos (antes e depois) e comentários a respeito.

Caderno da Secretária - um grande aliado!

Caderno da Secretária - Tilibra

Utilizo este caderno da Tilibra para registrar todas as solicitações que são feitas à Secretaria. É um caderno que atende bem as minhas necessidades, nele registro também minhas ideias, projetos e controle de fechamento de mês do sistema de secretaria.

Neste caderno contém alguns itens específicos e diferenciais como: envelope plástico, calendários, espaço para planejamento mensal e projetos, resumo bem interessante e útil das novas regras ortográficas entre outros.

Adicionei marcadores personalizados conforme o que preciso, estas etiquetas coloridas ao lado do caderno separam as atividades de maior ocorrência:

A.P para Ações Permanentes - nesta parte do caderno registro datas das comissões, telefones e e-mails a elaborar, o controle das cartas enviadas (para os aniversariantes e outras enviadas aos membros da igreja), as anotações de controle ao fechar o mês no sistema e envio de relatórios, as solicitações que os departamentos da igreja fazem à secretaria entre outros assuntos.

C.R. para Cartas de Recomendação - como o nome diz separei esta parte para anotar todas as cartas de recomendação emitidas (cantar, pregar, tocar, declaração de membro). Anoto também as datas agendadas para Dedicação de Criança e os dados para confecção do Certificado.

C para Casamentos - esta parte foi reservada para anotar as datas agendadas e aprovadas em Comissão para realização de casamentos na IASD Vila Formosa. Após os noivos interessados preencherem um formulário, os dados principais são transferidos para esta parte bem como o controle de depósito da taxa, os documentos exigidos para cerimônia religiosa com efeito civil e quando há a necessidade, data para ensaio. Tudo o que converso com os noivos transcrevo para esta parte do caderno a fim de facilitar esta responsabilidade que o secretário da igreja tem. Afinal, não dá para guardar tantas informações confiando apenas na memória! É preciso registrar.

Tr. para Transferências - nesta última parte do caderno registro os pedidos de transferências (recebimento e encaminhamento), o resultado da Comissão, a situação de cada pedido (pendentes e resolvidos), anoto também as datas em que cada carta foi postada nos Correios para controlar o tempo de retorno/resposta. Os dados das secretárias/igrejas tenho por costume anotar para facilitar o contato.

As últimas páginas acabo utilizando para anotar os projetos em andamento, os concluídos e acompanho a previsão daqueles mais futuros.

Gosto de anotar (e acompanhar) também a Totalização do Cadastro, um tipo de relatório fornecido pelo sistema de secretaria que me dá as seguintes informações: números de distritos, números de igrejas e grupos ativos e grupos em formação referindo-se a toda Associação. Dados locais também são fornecidos, como: membros ativos na igreja, membros em disciplina, total de membros, total de fichas não ativas e total geral das fichas. Mostra também os membros cadastrados, alterados e movimentações feitas no dia. Como são informações em constante mudança, escrevi os números a lápis para poder atualizar. Isso evita gasto e desperdício com repetidas impressões.

Caixas Organizadoras - 2 em 1: bonitas e funcionais

Caixas Organizadoras: ajuda 2 em 1

Recentemente comprei três caixas organizadoras para guardar os envelopes impressos que são utilizados na Secretaria.

Gosto de coisas assim, práticas, funcionais e decorativas. Sim! Deixar o ambiente com um toque de beleza, quem não gosta?!

Na caixa 1 são guardados os envelopes pequenos.

Caixa 1

Na caixa 2 são guardados os envelopes médios e,

Caixa 2

Na caixa 3 são guardados os envelopes grandes.

Caixa 3

Estas caixas podem ser dipostas de várias maneiras, de acordo com o local e uso. Podem ser empilhadas ou dispostas lado a lado.
Nesta última opção - adotada por mim - é mais indicada quando temos de abrí-las constantemente.

Procuro manter sempre a mesma ordem para facilitar o uso, começando da direita para a esquerda, envelopes pequenos, médios e grandes.

Os envelopes ficam bem acondicionados e estarão sempre bonitos para o uso.