Quão formosos são, sobre os montes, os pés do que anuncia as boas novas, que faz ouvir a paz, do que anuncia o bem, que faz ouvir a salvação, do que diz a Sião: o teu Deus reina! - Isaías 52:7

quinta-feira, 7 de julho de 2011

Caderno da Secretária - um grande aliado!

Caderno da Secretária - Tilibra

Utilizo este caderno da Tilibra para registrar todas as solicitações que são feitas à Secretaria. É um caderno que atende bem as minhas necessidades, nele registro também minhas ideias, projetos e controle de fechamento de mês do sistema de secretaria.

Neste caderno contém alguns itens específicos e diferenciais como: envelope plástico, calendários, espaço para planejamento mensal e projetos, resumo bem interessante e útil das novas regras ortográficas entre outros.

Adicionei marcadores personalizados conforme o que preciso, estas etiquetas coloridas ao lado do caderno separam as atividades de maior ocorrência:

A.P para Ações Permanentes - nesta parte do caderno registro datas das comissões, telefones e e-mails a elaborar, o controle das cartas enviadas (para os aniversariantes e outras enviadas aos membros da igreja), as anotações de controle ao fechar o mês no sistema e envio de relatórios, as solicitações que os departamentos da igreja fazem à secretaria entre outros assuntos.

C.R. para Cartas de Recomendação - como o nome diz separei esta parte para anotar todas as cartas de recomendação emitidas (cantar, pregar, tocar, declaração de membro). Anoto também as datas agendadas para Dedicação de Criança e os dados para confecção do Certificado.

C para Casamentos - esta parte foi reservada para anotar as datas agendadas e aprovadas em Comissão para realização de casamentos na IASD Vila Formosa. Após os noivos interessados preencherem um formulário, os dados principais são transferidos para esta parte bem como o controle de depósito da taxa, os documentos exigidos para cerimônia religiosa com efeito civil e quando há a necessidade, data para ensaio. Tudo o que converso com os noivos transcrevo para esta parte do caderno a fim de facilitar esta responsabilidade que o secretário da igreja tem. Afinal, não dá para guardar tantas informações confiando apenas na memória! É preciso registrar.

Tr. para Transferências - nesta última parte do caderno registro os pedidos de transferências (recebimento e encaminhamento), o resultado da Comissão, a situação de cada pedido (pendentes e resolvidos), anoto também as datas em que cada carta foi postada nos Correios para controlar o tempo de retorno/resposta. Os dados das secretárias/igrejas tenho por costume anotar para facilitar o contato.

As últimas páginas acabo utilizando para anotar os projetos em andamento, os concluídos e acompanho a previsão daqueles mais futuros.
Gosto de anotar (e acompanhar) também a Totalização do Cadastro, um tipo de relatório fornecido pelo sistema de secretaria que me dá as seguintes informações: números de distritos, números de igrejas e grupos ativos e grupos em formação referindo-se a toda Associação. Dados locais também são fornecidos, como: membros ativos na igreja, membros em disciplina, total de membros, total de fichas não ativas e total geral das fichas. Mostra também os membros cadastrados, alterados e movimentações feitas no dia. Como são informações em constante mudança, escrevi os números a lápis para poder atualizar. Isso evita gasto e desperdício com repetidas impressões.

2 comentários:

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