Secretaria de Igreja
Igreja Adventista do Sétimo Dia - Vila Formosa
Quão formosos são, sobre os montes, os pés do que anuncia as boas novas, que faz ouvir a paz, do que anuncia o bem, que faz ouvir a salvação, do que diz a Sião: o teu Deus reina! - Isaías 52:7
quinta-feira, 25 de agosto de 2011
Próximo assunto do Blog: Manuais e Guias de uso da Secretaria
Fazer marcações nos livros que são essenciais para o trabalho na Secretaria facilita bastante em consultas posteriores.
Restauração: Livros de Atas e Livro de Casamento
A restauração dos Livros de Atas e do Livro de Casamento é mais um projeto que sai do campo das ideias para tornar-se realização.
Livros de Atas
Os Livros de Atas antigos estavam com as capas deterioradas e cada um diferente do outro.
Então antes de encomendar um serviço de encadernação, elaborei um sumário para cada livro, contendo:
- sequência ordinal das Comissões (até este post estamos na 399ª Comissão)
- datas das Comissões e página
- o Pastor que presidiu a Comissão
Depois de tudo pronto ficou uma beleza (!!!!), tudo padronizado, renovado e com sumário para facilitar possíveis consultas.
A seguir, fotos do antes e depois para conferir o resultado.
Livro Ata: antes |
Livro Ata 2: antes |
Outro Livro Ata: antes |
Livro Ata borda: antes |
Livro Ata: interior - antes |
Livro Ata: antes |
Outro Livro Ata: borda - antes |
Livro Ata: contra capa antes |
Livro Ata: antes |
Agora as fotos depois da encadernação.
Sumário |
Livro de Casamento
O Livro de Casamento também merecia um cuidado especial.
Prossegui da mesma forma:
- elaborei um sumário contendo espaço para o nome dos noivos e data do casamento
- colocação da fita de cetim para marcação de página
- número da página indicando o registro
Agora sim este livro está com 'cara' de casamento!!!!
Confira as fotos:
Novo Livro de Casamento |
Sumário |
Ideia mais que aprovada!!!!
segunda-feira, 1 de agosto de 2011
Aos Pastores da IASD Vila Formosa - Uma homenagem
Pastor Moacir Biavati
Atual Pastor Distrital da IASD em Vila Formosa
Desde: 30/Julho/2011
A Igreja Adventista do Sétimo Dia em Vila Formosa, desde a inauguração do templo novo na rua Saigon, 105 teve os seguintes Pastores:
Pastor Erlo Braun
Período: 04/Abril/1998 a 07/Novembro/2001
Atualmente: Presidente da Associação Paulista Leste
Pastor Deomiro Storch Júnior
Período: 16/Março/2002 a 20/Setembro/2003
Atualmente: Pastor Distrital da IASD Brooklin - Associação Paulistana
Pastor Levi Borrelli
Período: 19/Outubro/2003 a 19/Junho/2005
Atualmente: Pastor da Brazilian Temple SDA Church
em Fort Lauderdale - Flórida
Pastor Elcimal Loureno
Período: 31/Julho/2005 a 25/Novembro/2006
Atualmente: Pastor Distrital da IASD Freguesia do Ó
Pastor Jonas Pinho
Período: 16/Dezembro/2006 a 30/07/2011
Atualmente Pastor Distrital da IASD em Vila Matilde
Atual Pastor Distrital da IASD em Vila Formosa
Desde: 30/Julho/2011
A Igreja Adventista do Sétimo Dia em Vila Formosa, desde a inauguração do templo novo na rua Saigon, 105 teve os seguintes Pastores:
Foto: APL |
Pastor Erlo Braun
Período: 04/Abril/1998 a 07/Novembro/2001
Atualmente: Presidente da Associação Paulista Leste
Foto: AP |
Pastor Deomiro Storch Júnior
Período: 16/Março/2002 a 20/Setembro/2003
Atualmente: Pastor Distrital da IASD Brooklin - Associação Paulistana
Foto: Arquivo Pessoal |
Pastor Levi Borrelli
Período: 19/Outubro/2003 a 19/Junho/2005
Atualmente: Pastor da Brazilian Temple SDA Church
em Fort Lauderdale - Flórida
Foto: APL |
Período: 31/Julho/2005 a 25/Novembro/2006
Atualmente: Pastor Distrital da IASD Freguesia do Ó
Foto: APL |
Pastor Jonas Pinho
Período: 16/Dezembro/2006 a 30/07/2011
Atualmente Pastor Distrital da IASD em Vila Matilde
segunda-feira, 18 de julho de 2011
Organização de Materiais Diversos
Em uma secretaria de Igreja são poucos os materiais que podem ser descartados, e ainda assim, é preciso muito cuidado e ética.
Por exemplo, as diversas listagens que o sistema possibilita, quando se tornam antigas e desatualizadas, devem ser descartadas rasgando-se folha por folha, pois tratam-se de informações pessoais dos membros.
Os materiais que foram usados em Comissões (pautas de reuniões, papéis com anotações) também tenho por costume descartar rasgando para garantir a confidencialidade.
Os materiais que foram usados em Comissões (pautas de reuniões, papéis com anotações) também tenho por costume descartar rasgando para garantir a confidencialidade.
Boletins Informativos são materiais que ajudam a contar a história da Igreja, sendo um material que recomenda-se arquivar.
Neste armário organizei assim:
Na primeira prateleira estão as pastas (15) todas etiquetadas e em ordem alfabética para facilitar o uso: onde guardo as correspondências recebidas (envelopes), certificados de recebimento de membro, pedidos de transferência recebidos, fichas de batismos preenchidas (classificadas por ano), novas fichas de batismo, certificados de batismos e de dedicação de crianças, entre outros materiais que são usados constantemente.
Na segunda prateleira estão cartões e envelopes de aniversário, materiais usados em Comissões da Igreja (canetas, papel para anotação, caneta para quadro branco, apagador), entre outros.
Nesta foto, na terceira prateleira estão os materiais classificados como arquivo-morto: fichas de membros, relatórios antigos, disquetes.
Na última prateleira estão caixas-arquivo que guardam desde boletins informativos antigos a agendas antigas e materiais de treinamento antigos.
É importante manter tudo organizado para não perder nada de vista e sempre que ao(a) secretário(a) for solicitado alguma informação, este não sofrerá para encontrá-la.
Tratar com ordem e respeito o trabalho que Deus nos confiou também é uma forma de adorá-Lo.
Neste armário são guardados: os Kits de Batismo, previamente montados faltando incluir apenas a Lição da Escola Sabatina e a dedicatória na Bíblia. O Certificado de Batismo também é entregue num porta-retrato para guardar de lembrança. Pastas de plástico para serem usadas e materiais que podem ser descartados. Estes estão esperando a chegada de uma fragmentadora, pois são muitos papéis e falta tempo.
As Atas das Comissões e o Livro de Registro de Casamentos não constam ainda nesses armários porque estão em processo de restauração. Posteriormente publicarei as fotos (antes e depois) e comentários a respeito.
quinta-feira, 7 de julho de 2011
Caderno da Secretária - um grande aliado!
Utilizo este caderno da Tilibra para registrar todas as solicitações que são feitas à Secretaria. É um caderno que atende bem as minhas necessidades, nele registro também minhas ideias, projetos e controle de fechamento de mês do sistema de secretaria.
Neste caderno contém alguns itens específicos e diferenciais como: envelope plástico, calendários, espaço para planejamento mensal e projetos, resumo bem interessante e útil das novas regras ortográficas entre outros.
Adicionei marcadores personalizados conforme o que preciso, estas etiquetas coloridas ao lado do caderno separam as atividades de maior ocorrência:
A.P para Ações Permanentes - nesta parte do caderno registro datas das comissões, telefones e e-mails a elaborar, o controle das cartas enviadas (para os aniversariantes e outras enviadas aos membros da igreja), as anotações de controle ao fechar o mês no sistema e envio de relatórios, as solicitações que os departamentos da igreja fazem à secretaria entre outros assuntos.
C.R. para Cartas de Recomendação - como o nome diz separei esta parte para anotar todas as cartas de recomendação emitidas (cantar, pregar, tocar, declaração de membro). Anoto também as datas agendadas para Dedicação de Criança e os dados para confecção do Certificado.
C para Casamentos - esta parte foi reservada para anotar as datas agendadas e aprovadas em Comissão para realização de casamentos na IASD Vila Formosa. Após os noivos interessados preencherem um formulário, os dados principais são transferidos para esta parte bem como o controle de depósito da taxa, os documentos exigidos para cerimônia religiosa com efeito civil e quando há a necessidade, data para ensaio. Tudo o que converso com os noivos transcrevo para esta parte do caderno a fim de facilitar esta responsabilidade que o secretário da igreja tem. Afinal, não dá para guardar tantas informações confiando apenas na memória! É preciso registrar.
Tr. para Transferências - nesta última parte do caderno registro os pedidos de transferências (recebimento e encaminhamento), o resultado da Comissão, a situação de cada pedido (pendentes e resolvidos), anoto também as datas em que cada carta foi postada nos Correios para controlar o tempo de retorno/resposta. Os dados das secretárias/igrejas tenho por costume anotar para facilitar o contato.
As últimas páginas acabo utilizando para anotar os projetos em andamento, os concluídos e acompanho a previsão daqueles mais futuros.
Gosto de anotar (e acompanhar) também a Totalização do Cadastro, um tipo de relatório fornecido pelo sistema de secretaria que me dá as seguintes informações: números de distritos, números de igrejas e grupos ativos e grupos em formação referindo-se a toda Associação. Dados locais também são fornecidos, como: membros ativos na igreja, membros em disciplina, total de membros, total de fichas não ativas e total geral das fichas. Mostra também os membros cadastrados, alterados e movimentações feitas no dia. Como são informações em constante mudança, escrevi os números a lápis para poder atualizar. Isso evita gasto e desperdício com repetidas impressões.
segunda-feira, 4 de julho de 2011
Caixas Organizadoras - 2 em 1: bonitas e funcionais
Caixas Organizadoras: ajuda 2 em 1
Recentemente comprei três caixas organizadoras para guardar os envelopes impressos que são utilizados na Secretaria.
Gosto de coisas assim, práticas, funcionais e decorativas. Sim! Deixar o ambiente com um toque de beleza, quem não gosta?!
Na caixa 1 são guardados os envelopes pequenos.
Caixa 1 |
Na caixa 2 são guardados os envelopes médios e,
Caixa 2 |
Na caixa 3 são guardados os envelopes grandes.
Caixa 3 |
Nesta última opção - adotada por mim - é mais indicada quando temos de abrí-las constantemente.
Procuro manter sempre a mesma ordem para facilitar o uso, começando da direita para a esquerda, envelopes pequenos, médios e grandes.
Os envelopes ficam bem acondicionados e estarão sempre bonitos para o uso.
quarta-feira, 29 de junho de 2011
Secretaria - Ontem e Hoje
A Secretaria da Igreja precisa manter-se organizada, cabe a(o) secretária(o) cultivar o hábito da organização: "para cada coisa um lugar, e cada coisa em seu lugar". Amo essa frase!
Há muitas melhorias por fazer - e acredite tenho todas anotadas num caderno, é um hábito! - para garantir um padrão de qualidade e excelência nas diversas atividades realizadas pela Secretaria de Igreja. Vale ressaltar que toda a honra e todo louvor sejam dados a Deus somente, pois é Ele quem concede os dons, habilidades, sabedoria e criatividade. (Provérbios 2:6 e 3:13).
Entendo que toda obra na causa de Deus merece respeito, ordem e dedicação, (1 Coríntios 14:40) por que Ele tudo tem dado a nós, infinitas bênçãos.
A seguir algumas fotos que mostram a busca por organização e melhoria:
Foto: Arquivo pessoal |
Foto: Arquivo pessoal |
Foto: Arquivo pessoal |
Foto: Arquivo pessoal |
-------------------------------------------------
Foto: Arquivo pessoal |
Foto: Arquivo pessoal |
Foto: Arquivo pessoal |
Foto: Arquivo pessoal |
--------------------------------------------
Foto: Arquivo pessoal |
Foto: Arquivo pessoal |
Assinar:
Postagens (Atom)